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SAP Business One(SAP B1):供應商和客戶如何分類

供應商和客戶如何分類 

圍繞著這個主題,我們主要來聊一聊如何標準化物料,對一些特殊的物料,建議遵循什么樣的原則去進行標準化。以及對物料編碼的一些處理建議。

我們先來看看物料的定義,在SAP B1中,物料指的并不僅僅是原物料,而是指公司所有需要進行庫存管理的物品,主要可能會包括:成品、半成品、零部件、主要原材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等等。而物料主數據則是指在SAP系統中維護的物料信息。在SAP B1中,物料也可以是不需要進行庫存管理的物料,例如有些項目中可能會有虛擬物料,或者費用類物料等,這些是不需要進行庫存管理的,這部分物料我們今天不去討論,我們今天討論的主要還是需要做庫存管理的這部分物料。

需要做庫存管理的物料中,又可以分為兩類,一類是生產過程中會使用或產生的物資,例如構成產品的原物料、包裝物。生產過程中使用到的消耗品,例如擦拭機器的酒精,清洗產品的化學藥劑等?;褂幸煥嗍巧討謝嵊玫降墓ぷ?、夾具、模具,或者為了保證設備正常運轉,常備的一些備品備件等。

對于產品構成部分的原物料、內包裝這類物資,我們通常建議通過MRP來計算其真實的需求量。對于消耗品,我們一般建議通過保有一定的安全庫存來計算需求。對于工裝、夾具、模具等,可以通過申購流程來處理,這一類物料的管理邏輯和管理目標,我們在后面的課程中,會再詳細地和大家講一講。

物料的標準化

 

下面我們來聊一聊物料的標準化。什么是物料的標準化?通俗一點說,就是什么樣的物料,我們視為同一種物料,給同一個編碼。而什么情況下,我們又把物料視為不同的物料,給不同的編碼,分別做庫存管理。

 

對于物料的標準化,一般我建議按如下原則來處理,當然這只是我個人的一些通用性的建議,具體的處理方案,還是要在不同的項目的,根據實際情況來取舍和判斷的。

 

如果物料的屬性、名稱完全相同,并且在技術上完全可以互相通用,僅僅是供應商不同的,建議視同為同一個物料,用不同批次來進行供應商的追溯,不要分配不同的物料號。

 

這里需要注意的是,供應商和品牌是兩個概念。供應商可以是原廠的供應商,也可以是代理商。比如你要買一個iphone手機,你可以從蘋果的專賣店買,也可以從京東商城買。你買到的手機品牌都是蘋果,但是供應商是可以不一樣的,一個是蘋果,一個是京東。

 

不同供應商的物料,一般建議做為同一個物料。

 

但是不同品牌的物料,通常情況下會被視同為兩個不同的物料。因為如果遇到需要做品牌管理的物料,那么一般來說不同品牌的東西是不可以混用的。

 

例如同一個傳感器,功能可能都是一樣的,但是品牌不同,一個是歐姆龍的,一個是西門子的,那么它們對最終產品的質量、等級可能都會產生不同的影響。而最終客戶,往往也會指定必需要用哪個品牌的傳感器來生產。

 

在倉庫庫存管理中,不同品牌的東西外觀、標識也會不同,倉庫管理通常也是分開存放管理的,所以不同品牌的物料,一般建議視為不同的物料。不過并不是每種材料都需要管理品牌,例如鋼材、包裝物等等,這類物資不同品牌的性狀往往差別不大,對品牌不是那么在意的,就不需要分品牌管理。

 

對于一些有等級概念的物料,我們需要根據項目的實際情況來區別對待。

 

例如,如果是采購進來的原物料,買的時候不清楚它的真實等級,對供應商付的采購價格都是相同的,買進來以后,通過檢驗,或者挑選,區分出不同等級,并指定可以用在不同的產品上的,這類物料可以視為一個物料,分配一個編碼進行管理。

 

但是必需要做批次管理,在批次屬性中標明它的等級或者適用的產品范圍。在倉庫中做管理時,不同批次需要分開管理,不可以混料。比如一些可能會具有不同色差的油漆,買的時候采購價格是相同的,也指明了要購買的顏色,但是供應商的生產批次不同,每一批到貨都會有不同的色差,最終導致每一批只能用在特定的產品或者特定批次的產品上面。

又比如一些礦物質原料,購買的時候不分等級,買進來以后需要通過實驗室檢驗,或者挑選,再分出不同等級的礦,決定可以用在不同質量要求的產品上,這些都是屬于這種情況。

 

而對于一些不同等級的,自己生產的產品,往往有可能需要分不同的物料號,視為不同的物料來管理。

 

因為這類產品對外的售價可能是不同的,成本相差有可能也相當大,客戶下訂單也會明確地要求購買哪種等級的產品。

但是如果產品在生產的時候,無法指定等級,必需要等生產完成以后,通過檢驗才能確定等級的,這類產品成本其實是一樣的,也可以視為同一種物料,然后用不同的批次來進行庫存和發貨管理。

 

最典型的,例如一些化工企業,他們生產的產品,有時候必需要等生產完成以后,能過檢驗確定濃度等指標,才能給產品定級。這種無法在生產完成前就確定產品等級甚至種類的,視為同一物料的不同等級來管理,可能會更適宜。

有一些貿易型的公司來說,可能會存在一種特殊的情況。商品本身是完全一樣的,我們向供應商購買,并要求供應商直接送貨到我們的客戶處。

 

我們的客戶可能會分布在不同的地方,每一次要把商品從供應商的工廠,運輸到不同的目的地,所需要的運輸費用都是不一樣的。

 

有一些供應商在每次報價的時候,就會把貨物本身的價格,和運輸費用分開報價,這種情況下我們可以把商品視同為同一個物料,因為貿易企業的運費是不計入成本的,貨物本身的價格不會隨著運往不同的地方而變化,我們可以正確地分析銷售毛利。

 

但是如果供應商直接把運輸費用計入商品的售價中,無法分開商品本身的價格和運輸費用。例如供應商直接報一個CIF的價格,這就會導致運往不同目的地的商品,供應商售價不同,成本相差較大,如果用同一個物料號來管理,不同客戶的商品成本會被加權平均掉,銷售毛利就會完全失真。這種情況下,建議可以做為不同的物料,分配不同的物料號來進行管理,以便正確分析每一單的銷售毛利。

 

如果存在客供料,那么不同的客戶提供的原料,哪怕外形、技術參數與其它客供料或者公司自有材料完全相同,也必需分配不同的物料號,因為他們的成本管理需要完全分開。對于客供料,我們后面還會再講到。

 

以上這些,就是對怎么標準化物料的一些通用原則和方法,大家可以用作參考。不過我的觀點一向是,任何的方案都沒有絕對的好與壞,只有適合與不適合。用對了地方的方案就是好的,如果不考慮具體的項目環境,生搬硬套一個以為很優秀的方案,那么在別的地方再怎么優秀的方案,也會變成一個壞的方案。所以上面我列舉的這些,大家最好多去想想我所說的理由,而不要去太在意我的結論。

 

物料編碼

 

下面我們來聊一聊物料編碼。

物料編碼又叫物料代碼。在SAP中物料代碼是用來唯一標識一個物料的編號。物料建立后,一旦發生了任何業務,物料代碼再也不能更改。在整個公司所有會用到物料的部門,從采購,到倉庫,再到生產、銷售,物料代碼必需要統一,唯一的一個代碼,就只能指代唯一的一種東西。所以物料代碼大家可以理解為一個物料的身份標識。

 

在很多企業里面,往往會把物料編碼設計得異常復雜?;嵐汛罄?、中類、小類等等,或者型號+規格+顏色的搭配等,幾乎所有的物料信息和屬性,都恨不得全編到物料代碼中。第幾位,用什么字母或者屬性,代表什么信息。一個完整的物料代碼,往往會有幾十個字母和數字、符號組成。而為了描述這些編碼規則,所寫下來的編碼方法,或者叫編碼規則制定的手冊,甚至會厚達幾十頁。

 

這種編碼方法看起來很正規,代碼也看起來有模有樣,好象挺規范,挺嚴肅的樣子。但其實這種編碼方式是從古老的手工做賬時代傳下來的一種過時的做法。在ERP普及的今天,這種方式存在很大的缺陷。主要有以下理由:

 

第一:在手工做賬時代,員工需要很直觀地通過代碼了解物料或產品的大概屬性。

 

這樣在日常工作的時候,可以通過編碼進行快速地識別。但是在電腦普及的年代,只要在電腦中輸入任意物料代碼,該物料的所有屬性即可一覽無遺,不管這些屬性是否包含在編碼中,電腦都可以快速地按照你的意愿調出你想要的信息和屬性。所以代碼的作用僅僅是一個標識,本身可以不包含任何信息。

 

第二:過去通過代碼去了解物料的做法,本身就有很大風險:

員工有可能對代碼規則存在記憶錯誤;也有可能規則并不能涵蓋所有的屬性;或者規則本身太復雜,除非查詢規則手冊,否則從代碼本身還是會解讀出錯誤的屬性(這一點在很多大公司特別明顯,制定出很詳細的編碼規則,甚至能編寫出一本厚厚的編碼規則手冊。但是除非員工人手一本,隨時查閱,否則那些異常復雜的代碼對普通員工來說毫無意義)。

現在隨著管理手段的提高,電腦的普及,我們有更科學,更快捷的方法來獲取物料的屬性,所以代碼本身的作用已經退化為僅僅是一個標識。

第三:代碼的規則,無論一開始想得多么全面,設計得多么復雜,總有不能向后兼容的情況。

從業務伙伴組的這幾個作用,我們就可以得出一個原則:

比如,有一家公司,一開始把物料代碼的規則,可能定義為型號+規格+顏色來做為一個物料的編碼。

可是過不了多久,技術部門開發了一種新的產品,型號,規格,顏色都和現在的完全一樣,然而材質不同,這就會構成對現有編碼規則的挑戰。在萬般無奈中,可能會拓展現有規則,再增加一個材質的屬性。

這個時候原來的規則就會失效,必需又再加一個材質。而又過了一段時間,可能又出來一種新的產品,型號、規格、顏色、材質也是完全相同,但是外殼會有小小的差異,那這個新的產品,又無法用現有的規則來給它編碼,必需要加一個外殼的屬性,來和以前的老產品區分開。

長此以往,編碼會越來越復雜,越來越長。當無法承受再增加屬性的時候,只好在代碼中加上幾位流水碼。而老的編碼考慮到歷史可追溯性,可能不會去變動,還是會保留最原始的型號+規格+顏色,但此時它的代碼已經失去正確識別一個物料的原有意義了,因為從這個編碼已經無法識別它的材質、它的外殼和新物料的區別了。

所以既然要加流水碼,為什么我們不在一開始就用流水碼表示,而硬要把屬性擠到代碼中,限制了代碼向后兼容的能力呢?

第四:代碼本身最核心的意義,在于唯一辯識一種物料,相當于一個身份ID,如果代碼中包含太多信息,那么這個代碼勢必會很長。非常不利于現場操作人員使用。

 

我們的倉庫、物流等人員在使用代碼的時候,可能根本不關心代碼本身的含義,只要準確無誤就可以了,我照著代碼錄單據,或者照著代碼收發實物。

 

如果代碼很長,其中某幾位細微的變動,反而不利于肉眼發現,也不利于手工輸入,更容易帶來不必要的麻煩,增加了易錯性。

 

實際上復雜的編碼體系,除了制定編碼的部門,其它部門其實根本不關心,而就算是制定編碼的部門,面對復雜冗長的編碼時,除非抱著厚厚的編碼手冊查詢,否則也極有可能分不清中間第多少位的A和B分別代表什么。

 

在項目中,我對很多客戶,都喜歡舉這么一個例子,在這里也可以和大家分享一下。很多年前曾經有個客戶很疑惑地問過我,他說陳老師,你覺得太過復雜,包含太多意義的編碼是不可取的,那為什么我們中國的身份證號碼會有十幾位,那么長的一個編碼呢。

 

其實在我看來,中國的身份證號碼有十幾位,看起來很嚴肅很規范,某幾位是什么含義,代表著哪個省份、哪個城市,某幾位又代表著什么信息。但這種編碼方式,恰恰是不足以借鑒一個編碼規則。

 

以我自己為例,我是四川人,所以我的身份證號碼頭兩位是51。不過后來大學畢業以后,我到了上海,在上海定居,戶口遷到了上海,但是身份證號碼卻不能再變。沒有變成上海的31開頭,還是以51開頭。因為我們的身份證號碼是不能再變的,我們需要追溯我們過去的行為。所以這個時候我的身份證號碼里面包含的省市這個信息,就失效了。

 

當你光看我的身份證號碼的時候,你是不能知道我現在的居住地,現在的戶籍所在地的。

 

那么身份證號碼里面包含的這個信息,不但是不可以再用,反而可能會起到誤導的作用,讓你以為我還在四川。如果你想知道我的準確的信息,你還得根據我的身份證號碼,再去電腦里面查更詳細的,關于我的信息。

 

如果你想偷懶,只從號碼上對我進行判斷,那你可能就錯了。所以既然這樣,我們干嘛還要在身份證號碼里面包含這些可能會變動,可能會變成錯誤的信息碼呢?不如把身份證號碼變得短小一點,在輸入電腦查詢的時候,還可以更方便,更不容易錯一點。

 

當然我們國家的身份證號碼的編碼體系,在當時電腦不那么普及,還沒有什么大數據,沒有什么云平臺中心的年代,那是必需這么編的。

 

因為我們要按不同的省市去分發號段,避免身份證號碼重復,這在當時沒有形成統一信息平臺的環境下,是最優的選擇。

所以我并不是說我們國家的身份證號碼的編碼規則就完全不對,這在當時的年代,是最適合的。但是如果是現在來設計身份證制度,那這種編碼規則,就值得再商榷了。

 

因此我們在項目中,為客戶設計物料的編碼規則的時候,就一定不要讓過去的一些習慣做法,或者在過去的手段和環境下適合的方案,直接搬過來,不加分析地就用在現在的環境下。

 

項目中常見的分類方法

 

第一種:很多客戶或者顧問,喜歡把業務伙伴按產品類別進行分類。

 

例如將供應商分為主材供應商、輔材供應商、固定資產供應商等;將客戶按購買產品的種類,可能分為電機類客戶,電器類客戶等。這種分類方法看起來挺合理,但其實相當不科學。

所有的分類必需是唯一的。某一個供應商或者客戶,根據你分類的原則,要么是屬于A分類,要么是屬于B分類。不能既可以屬于A,又可以屬于B。

 

第二種:按業務伙伴的重要程度來進行分類。

 

例如把客戶可以分為VIP客戶、普通客戶,把供應商分為A類供應商、B類供應商、C類供應商等等。

 

這種分類的管理目的:

一是可以按重要程度來對不同類別的業務伙伴提不同的要求,增加不同的邏輯控制和約束。比如普通客戶,我們可能就要求必需要有預收款,或者必需要做信用額度的管理等,而VIP客戶,我們允許進行月結,不用預收款等等。

二是可以按重要程度的不同,來對不同類別的業務伙伴進行評分,或者統計分析。例如對A類供應商和B類供應商,我們可以有不同的到貨及時率的考核和要求,并進一步影響到不同類別供應商的回款周期等等。

三是可以對不同重要程度的業務伙伴,指派合適的、專人進行業務跟蹤。例如對于A類供應商,有可能采購金額大,重要程度高,我們可能需要指派經驗豐富、技能更強的采購員進行跟進。而B類供應商,我們可能就指派幾個供應商,由一個采購員兼管等等。

 

第三種:按業務伙伴的身份來分類。

 

這種分類在集團化管理的公司中比較常見。按集團的子公司、集團外部等因素劃分為:關聯方業務伙伴、外部的業務伙伴等。方便做集團層面的合并報表。

 

第四種:按地域將客戶分為華東區的客戶、華南區的客戶等。

 

但是我不建議這個分類用業務伙伴組來劃分??贍苣憔醯煤芷婀?,這個分類通常是不變的,并且按業務伙伴組來劃分,可以指定不同的價格清單,很符合我們前面的原則,為什么不用業務伙伴組來劃分呢?

 

第一:某一個業務伙伴,它所屬的地區可能是不變的,但是我們對地區的劃分,是有可能隨著管理要求的變化而變化的。所以我們的管理要求在不斷變化,我們這個分類的標準可能就會不斷變化,用業務伙伴組來劃分,那就要不停地去修改,重新歸類,甚至重新去制定過賬的邏輯、控制約束的邏輯等等,很不方便。

 

第二:我們在業務伙伴主數據里面,本來就有地區這個屬性,并且這個屬性是可以不斷增加和修改,還能添加層次的,所以我們應當用這個屬性來做地區的分類,這才是最適宜的。

 

第五種:按業務伙伴的性質來劃分。

 

例如對客戶,我們可以分為代理商、經銷商或者最終客戶等。對供應商,我們可以分為長期供應商,零星供應商等。這種分類,通常的管理目的,是針對不同性質的業務伙伴,制定不同的價格策略;例如對代理商和最終客戶,可能就會執行代理價和最終售價等等。

 

另外還可以對不同性質的業務伙伴,制定不同的、強制管理邏輯。比如可以設置對長期供應商,必需要用價格協議來管理,并且自動檢查采購訂單的價格,是否和簽定的價格協議相符。而對零星供應商,則強制觸發采購訂單或者采購報價單的審批流程等。

 

以上,我們列舉了常見的一些業務伙伴分類的方法,以及他們的管理目標。在實際的項目中,根據客戶所處的行業、管理目標,還會有很多的一些分類要求,這些就需要我們的顧問,在實際項目中,認真的分析客戶管理上真正的需求和痛點!幫助客戶分析,并給出建議。

 

那么我們在有了ERP這種工具以后,比較好的編碼方案應該如何去制定呢?我最常用的一種編碼方案,可以給大家分享一下:

 

我一般會建議,以流水號為SAP系統中的物料編號:物料編碼的首位,可以按物料組,或者物料的其它大類進行分類區分,除此外全部用流水碼進行識別。而首位,通常用一個字母來區分就可以了,一個字母+流水號,最簡捷,最方便。而流水號如果有四位,你的編碼體系,僅僅一個物料大類就可以容納1萬種物料,而整個編碼總長度也才5位,既方便記憶,又方便錄入,非常有實用性。

 

按物料組或者大類,進行首位區分,在實際使用中最方便。例如用字母A代表產成品,那么在体彩幸运赛车开奖结果查询中選擇物料時,輸入A,所有的產成品就會自動篩選。也比較有利于錄單人員進行快速識別和選擇。

 

另外首位建議盡量用字母,不要用數字。這個建議是完全基于實際操作層面的一個小細節提出的。因為你如果首位用數字,再加上后面流水碼也是數字,當你導出EXCEL的時候,EXCEL很容易誤認為導出的就是一個數字,有可能幫你自動變成科學計數,也有可能自動去掉首位的0,還有可能將某些特定的數字轉換成日期等等??雌鵠春孟笪薰亟粢?,但對現場操作人員來說,可能會帶來額外的,很煩的一些轉換的工作量。這些細節我們都要為客戶考慮到。

 

今天的課程主要內容大約就是這些,我們主要講了兩方面的內容,一方面是如何標準化物料,以及標準化物料中的各種處理的思路。另一方面就是物料編碼設計的原則。因為時間關系,我們有一些內容并沒有拓展開來講。例如對于研發中的物料如何管理,客供料的主要管理的流程,以及一些特殊的物資,比如辦公用品、勞保用品如何去處理,要不要做物料管理等等。這些內容在后面的課程中,我會盡量穿插進去和大家分享。

 


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